12月21日下午，我所在能源基礎樓1樓會議室舉辦“大連化物所第十八次行政工作交流會”。會議圍繞“如何做好大型會議活動的組織舉辦”進行交流和討論。黨委書記王華、副所長金玉奇、職能部門全體人員、各研究組行政秘書、智鑫公司相關人員參加會議。會議由辦公室副主任關佳寧主持。 

　　會上，大連市政府辦公廳秘書三處副處長楊永義就“政務接待及大型活動籌辦工作”進行了詳細的梳理和介紹，他說，要做好接待和辦會等工作，沒有什么捷徑，關鍵就是要用心、勤奮、有擔當。此外，他還著重給大家介紹了一些重要場合座位的擺放次序，讓與會人員收獲頗多。隨后，辦公室孫洋、科技處耿笑穎、重大項目與質量處賈文博和五室方堃分別以“大型活動組織梳理——以所工作會議為案例”、“提前籌劃，事半功倍---以潔凈能源高端論壇暨全國科學院聯盟能源分會年會為例”、“以“統、融、深、新”精神為指導，以論壇助力軍民融合發展——軍民融合（大連）高端論壇主辦的那些事”和“異地大型國際會議的組織籌備——以第十六屆國際催化大會為例”為題，與大家分享了幾種較為典型的大型會議活動舉辦中的經驗，尤其就辦會過程中遇到的問題進行了交流，如流程有效銜接、突發狀況處理、應急預案、異地辦會籌備、細節問題處理等方面，引起大家共鳴。 

　　在交流過程中，金玉奇表示，要進一步增強所內大型活動組織的規范性，進一步細化流程，凝練出一個具有普適性的基本要求。 

　　王華在總結講話中與大家分享了多個自己親身經歷的案例，他指出，接待和辦會工作說大不大、說小不小，但卻直接影響著會議組織單位的形象，有時會務組織工作比會議本身更能留給人深刻的印象。因此，一定要提前籌劃，在細節上反復思考，在腦海中反復預演，辦會人員不在多少，而要注重提高效率。他指出，一流的研究所一定要有一流的管理和一流的服務，這需要我們一起去努力實現。最后，王華提醒大家，年底將至，一定注意做好各項安全、保密工作。 

　　近年來，我所各部門主辦承辦的各類大型會議活動越來越多。規范、高效地辦會，辦出高水平的會議，是我所管理水平和對外形象的重要體現。本次交流會對于規避辦會過程中容易遇到的問題、提升整體辦會水平具有較好的促進作用。（文/孫洋、關佳寧 圖/劉萬生）